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SFAとは?営業の課題と機能から見える必要性

SFAは営業支援システムを意味し、営業プロセスの改善に役立つツールであり、導入に至る企業も増えています。SFAを導入してみたいけどどのような効果があるか分からないため導入に踏み切れない方もいると思います。この記事ではSFAの機能や導入するメリットを紹介していきます。

SFAという言葉は営業担当者であれば一度は聞いた事のあるのではないでしょうか。
営業支援システムを意味し、営業プロセスの改善に役に立つ為導入する企業も増えています。
だた、聞きなれない方も多くいると思います。
自社の営業プロセスを改善できるかもしれないのに知らないというだけで改善の機会を逃すのはもったいありません。
今回の記事でSFAとはどのようなものであり、何をもたらしてくれるのかを知り、検討してみましょう。

SFAとは

SFAは「Sales Force Automation」の略語であり、日本語では「営業支援システム」を意味します。
営業が商談を開始してから受注に至るまでをデータとして可視化し、データの管理から分析までを行います。
単に営業といっても仕事は多岐にわたります。
リスト作成、アポ取り、提案書や企画書などの書類作成、見込み顧客への情報発信、商談など様々な業務があるなかで、繰り返しの作業や定型業務も少なくありません。
そのような、誰でもできる部分を自動化できれば、営業担当者はその分のリソースを重要な業務に割く事ができ、営業のクオリティや売り上げのアップが見込めます。

なぜSFAを導入するのか

営業組織が個人の集まりになっている

パレートの法則によれば売り上げの8割は2割の優秀な営業社員が稼いでいると言われています。
従来の営業組織では個人のスキルによって成果が大きく分かれてしまいました。
2割の優秀な社員に蓄積されたノウハウは社員に共有される事はなく、益々差は開く一方でした。
SFAを導入する事で2割の優秀な営業担当者の営業プロセスを把握する事ができるようになるため、営業力の底上げにつながります。

会社でなく人に顧客がついてしまう

従来の営業方法だと情報共有が十分でなく、営業案件がブラックボックス化する可能性がありました。
この場合、その営業担当者がいなければ案件情報の詳細がわからないため、他の担当者が対応する事ができませんでした。
更に、その営業担当者が異動や退職をした際に営業担当者の頭の中にしかない情報や商談履歴があるので細部まで引き継ぎをしっかり行う必要がでてきます。
しかし、引き継ぎ時間を十分に取れなかった場合、前任者の持つ情報が共有されないまま異動・退職してしまうという現実があります。
その結果、顧客に対し満足のいく営業が行えず、顧客を失う可能性が出てきてしまいます。
SFAを利用する事で案件のブラックボックス化を防ぎ、引き継ぎ不備の問題も解決できます。

定型業務の負担

営業担当者は業務時間は基本顧客対応や新規開拓のための訪問により外に外出している事が多く、報連相は業務時間外に対応する事がほとんどです。
本来の営業に専念してもらうためにはこのような定型業務の負担を減らしていく取り組みをすべきです。
SFAを導入する事で日報や書類作成の定型業務が簡易化する事ができるため、労働の長期化を防ぐだけでなく、営業効率のアップを見込めます。

SFAの機能

顧客管理

SFAは社名や所在地、連絡先、担当者名、担当者の属性などの顧客情報のほかに問い合わせや取引履歴などの情報を一元管理できます。
SFAの顧客管理を導入し情報を社内で共有する事で、営業担当者同士による重複セールスや引き継ぎの情報漏れを防ぐ事ができます。

案件管理

SFAの案件管理とは各案件の進捗情報や詳細情報を一元管理する機能です。
従来の営業の仕方であれば、リスト作成からクロージングまでを一人の営業担当者が行っており営業の段階や取引の情報共有ができておらず、その営業担当者がいなければ業務内容がブラックボックス化してしまう可能性がありました。
SFAの案件管理を導入する事で、各案件の進捗情報や進行の仕方を理解できるようになり、組織としての営業ノウハウを蓄積できます。
また、案件のやり取りなどを残せるため、引き継ぎの際に案件がどこまで進んでいるのかだけでなく、顧客がネックになっている部分、提案の重複を防ぐ事ができます。

見積書作成

SFAには時間をかける事なく、見積書を作成する機能が付いています。
見込み顧客の購買意欲が高まっているタイミングに素早く見積書を作成する事で成約率を高め、見込み顧客が競合他社に流れてしまうのを防ぐ事ができます。
更に、営業担当者の定型業務を簡略化する事により、負担が減ったり他の業務にリソースを割いたりする事で、より効率の良い営業を見込めます。

行動管理

SFAの行動管理とは、営業担当者の行動を見える化したものです。
テレアポのコール数や訪問数、商談回数、成約率など行動と結果を数値化し管理します。
人事の評価点として利用できるだけでなく、明らかに商談回数からの成約率が低くなっている場合などの結果を見る事で課題を発見する事ができます。

予実管理

SFAの予実管理とは、営業担当者ごと、部署ごと、顧客ごと、商品・サービスごとなど様々な基準から売り上げの予測や実績の管理を行う事ができます。
予測と実績を比較して可視化する事ができるので、目標設定をスムーズに行う事ができます。

スケジュール・タスク管理

SFAはスケジュールを一元管理する機能により管理者の営業マネジメントに役立ち、営業担当者同士でスケジュールを共有する事で効率的な連携を実現させます。
タスク管理は営業担当者のタスクの見える化が行われ、管理者の感覚に頼らない託すマネジメントに活用できます。

日報・週報

営業担当者は営業時間に外に出て営業先を訪問している事が多く、日報や週報などの報告業務を営業時間外に行う事が多く、営業担当者の負担になっていました。
SFAの日報や週報を簡易的に送る機能使用する事で、管理者が画一化された行動や成果の指標を確認・管理する事ができ、営業担当者の定型業務を削減する事ができます。

集計・分析レポート

SFAの中には、AIによる分析・集計レポートを作成機能まで供えてあるものもあります。
商材やエリアなど様々な角度から分析する事ができ、レポートも作成も可能なため、会議の資料作成や企画立案の際にも役立ちます。

SFAを導入するメリット

営業担当者が営業に集中できる

営業担当者が営業に集中できると書いてあると当たり前じゃないか営業担当者なんだからと思われる方もいるでしょう。
しかし、営業と一括りに言っても、リスト作成、アポ取り、提案書や企画書などの書類作成、見込み顧客への情報発信、商談など様々な業務があるなかで、繰り返しの作業や定型業務も少なくありません。

営業の本来の仕事は見込み顧客に提案し、案件化することです。
リスト作成や書類の作成、日報などは本来の営業の概念からは外れています。
SFAはリスト作成や見積書作成機能、スケジュール管理機能、日報機能など、定型業務を効率化させる機能が揃っています。
日々の定型業務にかける時間を減らし、提案書類の作成や期待値の高い見込み顧客のコミュニケーションに力を入れられる事で営業の成績が上がり、売り上げの向上が見込めます。

営業力の底上げが見込める

SFAでは営業担当者と見込み顧客とのやり取りが案件情報や商談情報として蓄積されます。
蓄積された情報から成約率の高いアプローチ方法を分析し、ポイントを抽出する事が可能なので成約率の高い営業の再現性が高まります。
従来の営業方法はリスト作成からクロージングまでを営業担当者が一人で行っている事が多く、営業担当者によって大きく成果が変化する事がありました。

そのような状態では特定の営業担当者が抜けた際に大きく売り上げを下げる事になりかねず、会社として不安定な状態が続いてしまいます。
SFAを利用し、社内でノウハウを共有する事によって、属人的な営業力を減らし、営業担当者個人の勘や経験のみに頼らない営業方法を確立する事で営業力の底上げが見込めます。

営業プロセスの見えるかによる課題発見や管理のしやすさ

SFAでは営業プロセスを記録、共有する事でプロセス内での課題発見に役立ちます。
課題の発見により、営業プロセスが改善され、売り上げの向上が見込めます。
更にSFAでは営業担当者のスケジュールやタスクを管理する事ができ、営業担当者同士の連携が見込めるほかに管理者のマネジメントにも役立ちます。

SFAを活用するためのポイント

SFAを導入することで営業プロセスを改善する事がわかっていただけたかと思います。
しかし、ただ導入したところで余計な混乱を生み、会社内での反感や売り上げの低下という状況になりかねません。
どのような点について気をつける事でSFAを活用できるのか紹介していきます。

営業担当者へのフォロー

SFAを導入する事で営業プロセスの改善が見込めるとわかっていたとしても、使い慣れたシステムの変更には不満や反発が起きる事が予想されます。
SFAに限らず新しいツールを導入する際には営業部門と導入の目的を共有し、理解してもらう事や、営業担当者がスムーズになじめるよう、バックアップを行う事が重要です。
慣れるまでは、詳しい担当者がバックアップできるように用意をしていく事や、上司が率先してSFAをしようする姿を見せる事が大切です。
もちろん、使っていく中で必要な機能をブラッシュアップし付け加えていく事もhつようですが、導入する前にも営業プロセスの中で確実に必要な機能が備わったSFAを選定し導入しましょう。

明確なKPIの設定

SFAを導入に当たって明確な目標がなければ導入の目的があやふやになり、結果的に失敗しかねません。
KPIとは目標達成度合いを評価するためのものです。
営業の場合のKPIとは訪問件数や成約率、営業案件、顧客単価などが対象になります。
KPIを設定する事で、目標から逆算し取るべき行動が明確化されるので、目標達成までのプロセスの可視化や目標共有による組織全体のモチベーションと能力の向上が期待できます。
SFAでは案件管理や予実管理の機能から目標の進捗情報や予測を確認できる事から目標を達成するために変えるべき施策などが提案できます。

まとめ

SFAとは営業プロセスのの一部を自動化や管理できるようにするツールです。
SFAツールは日々業務を行っている営業担当者が情報を入力する事で初めて意味を成します。
営業プロセス役立つと聞いたからといってすぐに導入してしまうのではなく営業担当者の理解を得たり、営業担当者がつかいやすいSFAを選択するようにしましょう。
導入に際して営業担当者へのフォローやコストがかかるかもしれませんが、定型業務に当てていた時間の削減やノウハウの共有などの様々なメリットから、最終的には目標達成や業務の簡略化に大きく貢献できる可能性は高いです。
現在導入を検討している際には、営業プロセスの課題解決になるかや営業担当者の営業プロセスの改善を念頭にSFAを導入してみましょう。

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