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HubSpotのワークフローとは|業務自動化を3つの例で解説

HubSpotを最大限活用していくにはワークフローを知っている事が必須になります。ワークフローを設定できることで様々な煩雑な作業を削減する事ができたり、最適なタイミングで顧客にアプローチできるようになります。この記事ではHubSpotのワークフローとは何かからワークフローの実際の活用性を紹介していきます。

HubSpotを使用していく中で自動化を行う際にはワークフローの設定が必要になってきます。
ワークフローツールにより、マーケティング、営業、サービスのプロセスを自動化しれチームの効率を上げる事ができます。
コンタクト、会社、取引、見積もり、及びチケットに関するレコードの登録やアクション実行を自動的にするための登録条件を設定します。
ワークフローに登録されているコンタクトに関連づけられた会社の更新など、関連レコードに対してアクションを実行することもあります。
HubSpotでワークフローを覚えておく事で煩雑な作業が減り、より効率よく業務を行う事ができます。

HubSpotのワークフローとは

ワークフローとはあらかじめシナリオを設定しておき、条件にマッチしたらシナリオが自動的に動作するものです。
具体的には以下のような動作が自動で行われている場合はワークフローが使用されています。

  • コンタクトが新たに登録されたら登録されたメールアドレス宛にメールを送る

  • 取引が〇〇の段階に来たら顧客へメールを送る

  • コンタクトがウェブから資料請求のボタンを押したら営業担当者へSNSを送る

  • コンタクトの誕生日・記念日になったらメールを送る

  • ワークフローは条件とアクションを設定しておく事で様々な場合に対応する事ができます。
    更にワークフローを設定して終わりではなくHubSpotはデータを集めることを行い、このワークフローが有効的かを体感ではなく、具体的な数字をもとに判断できるので、ユーザーにとって必要ないワークフローを放置する心配もありません。

    HubSpotのワークフロー機能の具体的な活用例

    HubSpotのワークフロー機能は便利だというイメージがあるものの、実際にどのような場面で使用するべきか分からないという方もいらっしゃるかもしれません。
    ワークフローのいくつかの活用方法を紹介していきたいと思います。

    初回フォーム送信時にウェルカムメールを送り、その後フォローアップメールを送信する

    トリガーを設定しましょう。
    トリガーとはこのワークフローが開始されるためのきっかけです。
    今回は初めてフォームで登録するというのがトリガーになります。


  • 登録トリガーの設定
  • 今回のトリガーは二つの要素が必要になります。
    「はじめてフォームを送信したこと」「今回の登録情報が今までの登録情報と被っていないこと」です。
    ではトリガーの設定は以下のようになります。

    「フォーム」の送信数が次の値と等しい:「1」
    「オリジナルソース」が次のどの値でもない:「オフラインソース」

    この二つの条件を満たしていれば、今回初めてフォームを送信し、今まで登録してない人と識別できます。


  • 自動メールの設定
  • 次に設定するのは自動メールの設定のアクションです。
    初回登録者に向けたウェルカムメッセージの入ったEメールを自動送信しましょう。
    +ボタンを選択し、アクションの種類の「Eメールを送信」を選択します。
    自動で送信したいEメールを選択し、「保存」を選択しましょう。


  • 遅延の設定
  • 次に「送信メールが開封された」という条件が満たされたら、ユーザーに興味関心があると判断し、次のメールを送るとしましょう。
    このようにある時間まで次のアクションを遅らせることを遅延の設定といいます。

    今回設定する遅延は「イベント発生までの遅延」です。
    まずは、どのイベントまで遅延させるかを設定します。
    イベントの種類は「ページが訪問された」「フォームが送信された」「プロパティー値が変化した」などのイベントが用意されており、今回使用するイベントは「Eメールを開封した」を使用します。

    イベントを選択すると関連する設定しなければいけない項目が表示されます。
    次に開封されたかを判断するEメールはどれなのかを設定します。
    「次の値と等しい」を選択し、ドロップダウンメニューから先ほど自動送信を設定したEメールを設定します。

    次に、いつまで待機するのかを設定します。
    この設定した時間以内にEメールが開封されたら次のアクションに進めるが、設定した時間以降にアクションをおこなったとしても反応しないようになるのです。
    ここまで設定できたら保存を行い、次のフォローアップメールを設定しておく事で自動でこの流れを実現する事が出来ます。

    資料請求をおこなったユーザーに対して電話をかけるタスクを追加する

    ユーザーが資料請求をおこなった際に、担当者のタスクにユーザーに電話をかけるというタスクを自動で追加しておく事で、電話のフォロー漏れを防ぐ事ができます。
    流れはユーザーが資料請求のCTAをおこなった場合に担当者のタスクに電話をかけるというタスクを追加するという流れです。


  • 登録トリガーの設定
  • 今回は資料請求のCTAがクリックされたかが必要になります。
    トリガーの「CTA」を選択し、作成した資料請求のCTAを選択します。
    次にCTAがどのような状態になったときにトリガーを起こすのかを選択します。
    今回は「コンタクトがこのバージョンのCTAをクリックしました」を選択し、ユーザーがCTAを表示させただけでなく、クリックをした場合のみにトリガーが適応されます。


  • タスクの作成
  • ユーザーがCTAをクリックしたら担当者のタスクにそのユーザーに電話をかけるタスクを追加します。
    アクションの「タスクを作成」を選択し、設定していきましょう。
    タスクのタイトルを設定します。
    コンタクトトークンを使用する事で自動で〇〇様に電話フォローなどユーザーの名前を割り当てたタイトルを作成する事ができます。
    コメントには「商品Aの資料請求をおこなったユーザーへの電話フォロー」など何のタスクなのかを明確にしておきましょう。
    更に、このタスクを誰に割り当てるのかを設定できるので商品Aの専門の担当者を選択しタスクを割り当てる事で、割り当てられた時点で業務の最適者が行うことになっているので効率がよくなります。

    セミナーの参加申し込みを増加させるためのEメールマーケティング

    セミナーの参加申し込みを何度も促すことで、申し込み件数を増やしたいと考えているとします。
    初めは一定数のユーザーにメールを送ることになるがその中にはセミナーの申し込みを行うユーザーとしないユーザーがいます。
    これらをif/then分岐を使用し、セミナーの申し込みを行わなかったユーザーには再度メールを送るように設定する事ができます。
    セミナー招待メール①を受信した顧客をトリガーにし、一週間経ったらセミナーに申し込んでいない顧客にセミナー招待メール②を送信するという流れでワークフローを作成していきます。


  • 登録トリガー設定
  • 登録するトリガーは「マーケティングEメール」を選択し、セミナー招待メール①が「コンタクトがEメールを受信した」という状態の場合に設定します。


  • 遅延の設定
  • メールが送られてすぐにフォームが入力されているか判断してしまったら、全員がしてないことになってしまいます。
    よって、ユーザーがフォームを入力するまでの猶予として遅延を設定しておきましょう。
    今回は「設定された時間の遅延」を選択し、7日間と設定しておく事で次のアクションに移行するまでの時間を設定する事ができます。


  • if/then分岐を設定
  • 今回はメールに添付されたフォームを入力したかしていないかで判断します。
    アクションの中からif/then分岐を選択し、「フィルタータイプ」で「フォームの送信」を選択します。
    セミナー申し込みのフォームを選択し、「コンタクトが過去にフォームに入力した」を選択します。

    これでフォーム入力の分岐が完了です。
    フォーム入力をおこなっていないユーザーにEメールを送信する設定をおこなっておく事でセミナーの申し込みを増加させる事ができます。

    まとめ

    今回はHubSpotのワークフローについて紹介してきました。
    HubSpotのワークフローは利用する事で煩雑な業務をなくす事ができる他、人力で管理・判断できないものまで自動で行なってくれるため余計な仕事を増やす事なく、正確に業務をこなしてくれます。
    今回はワークフローの例として3つほど紹介してきました。
    どれも実際の業務の中で価値ある行動だと思います。
    HubSpotのワークフロー設計は非常に簡単に行えますので、日々の業務で自動化したい箇所がある方は是非一度HubSpotを導入してみてはいかがでしょうか。

    最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
    以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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