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【初心者必見】超便利なGoogleドライブの基本的な使い方まとめ

Googleドライブでは、ファイルを作成したり、作成したファイルを保管・共有したりする以外にも、光学式文字認識機能を使って文字を抽出したり、共有設定を変えて閲覧権限を設定したりすることができますのでそれぞれ解説します。

カテゴリ: G Suite

Googleドライブでは、ファイルを作成したり、作成したファイルを保管・共有したりする以外にもできることがたくさんあります。
Googleドライブに備わっている便利な機能や設定が使いこなすことができれば、さまざまな場面・場所でGoogleドライブを活用していくことが可能となるでしょう。
今回はGoogleドライブの基本的な使い方から便利な機能・設定までまとめます。

基本的なGoogleドライブの使い方

基本的なファイルやフォルダの作成方法と、共有方法を解説します。

Googleドライブで作成できるもの

Googleドライブでは以下のファイルと、フォルダを新しく作成することができます。

・Googleドキュメント
Wordのような文書ファイルです。文章を書くだけでなく、図や画像、表や写真を挿入することも可能です。

・Googleスプレッドシート
Excelのような表計算ファイルです。Excelのように関数を使ってデータを算出したり、グラフや表を作成したりことができます。

・Googleスライド
様々なテーマ、多数のフォント、埋め込み動画やアニメーションなどを活用し、プレゼンテーション資料を作ることができます。

・Googleフォーム
お問い合わせやアンケートなどのフォームを簡単に作成することができます。作成したフォームはウェブサイトに入れ込むことも可能です。

・Google図形描画
グラフやレイアウト図、図形やフローチャートを作成できる機能です。作成した図形などはドキュメントやウェブサイトに埋め込めます。

・Googleマイマップ
自分だけの地図を作成して、オンラインで共有することができます。

・Googleサイト
Googleが提供するホームページ作成ツールで、HTMLの知識がなくてもホームページが作れます。Googleのツールで制作したファイルを配置することもできます。

・Google Jamboard
電子ホワイトボードの機能を持っているツールです。ペンで図を書いたり付箋を貼ったりすることが可能です。

ファイルやフォルダを作成する方法

ファイルを作成する際は、「+新規」を押して作成したいファイルを選びます。

クリックすると以下のような画面が出てきますので、作成したいファイルを選択。

クリックするとドライブ内にファイルやフォルダが作られます。
作成したファイルはドラック&ドロップでファイルに移動することができます。

ファイルを共有する方法

Googleドライブで作成したファイルやフォルダは他の人と共有することができます。
共有の設定は以下のボタンからできます。

・Googleドキュメント

・Googleスプレッドシート

・Googleスライド

・Google図形描画

・Googleフォーム

・Googleマイマップ

・Googleサイト

・Google Jamboard

それぞれ他のユーザーと共有できますが、操作方法が異なりますので説明します。

Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライド・Google図形描画

「共有」ボタンクリック後、「共有可能なリンクを取得」をクリック。
以下の画面が表示されます。

赤枠のプルダウンリストをクリックすると、「リンクを知っている人が何を編集できるか」設定できます。

・オフ
ユーザーをメールや名前で指定し、その人とだけ共有することができます。

・リンクを知っている全員が編集可 
文章や表、スライドや図形を作成者と同じように自由に編集することができます。

・リンクを知っている全員がコメント可
他の人は編集できませんがコメントを残すことはできます。

・リンクを知っている全員が閲覧可
編集もコメントもできません。閲覧だけが認められています。

設定が完了したら「完了」をクリック。

Googleフォーム・Googleマイマップ・Google Jamboard

「共有」クリック後、「共同編集者を追加」で設定します。

以下の画面が表示されます。赤枠の「変更」をクリックして共有設定を変更できます。

リンクの共有設定を行います。

最後に「保存」で設定完了です。

Googleサイト

「共有」クリック後、赤枠の「変更」をクリックします。

「変更」を押すと以下の画面が出てくるので、共有設定を行います。

最後に「完了」ボタンをクリック。

ファイルを共有する方法

ファイルを開いて赤枠の部分をクリックします。

以下の画面が表示されます。
赤枠の部分で共有の設定ができます。

プルダウンボタンをクリックすると、次の項目から共有設定が行えます。

・リンクを知っている全員が編集可 
リンクを知っている人がファイルを編集することができます。

・リンクを知っている全員が閲覧可
編集ができません。閲覧だけが認められています。

設定ができたら「完了」をクリックします。

パソコン内のファイル・フォルダをアップロードして管理・保存できる

Googleドライブではファイルの作成や保管・共有だけでなく、パソコンや記憶媒体に保存しているドキュメント・画像・音声・動画などのファイルやフォルダをアップロードすることができます。

パソコン内のファイルのアップロード方法

左上にある「+新規」ボタンをクリックすると表示されるメニューの中から、「ファイルをアップロード」を選択します。(フォルダをアップロードしたい場合は、「フォルダをアップロード」を選択してください)

その中から、ファイルを選択し、右下にある「開く」ボタンを押すとアプロードすることができます。

 

光学式文字認識機能を使って文字を抽出する方法

Googleドライブには、画像やPDFの文字をテキストに変換できる「光学式文字認識機能(OCR)」があります。

光学式文字認識機能を活用するためには、まずPDF・画像ファイルをgoogleドライブにアップロードします。

アップロードが完了したらPDFを選択し、「アプリで開く」から「Googleドキュメント」を選択します。

読み込み画面が表示され、しばらくすると新たにGoogleドキュメントファイルが作成され、テキスト化された文書が表示されます。

ただし、PDFファイルで改行されていた部分はスペースになって表示されるので、後で編集が必要です。作成されたドキュメントファイルは、googleドライブ内に追加され、通常のドキュメントファイル同様に編集することが可能です。

ドライブ内のファイルを検索する

Googleドライブでは、ファイル名やファイルの種類から検索をかけることができます。
検索はドライブの検索窓からおこないます。

検索窓の横の「▼」をクリックすると、詳細検索をおこなうことができます。

容量を増やすことができる

Googleドライブでは15GBまで無料で利用することができます。残りのどのくらい容量があるかは、左下を見ると確認することがます。

容量を増やすには、下にある「容量をアップグレード」から簡単に行うことができます。

「容量をアップグレード」をクリックすると、Google Oneのページが表示されます。

100G・200G・2TB・10TB・20TB・30TBのいずれかにアップグレードすることができます。

オフラインでも作業する方法

Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Googleスライドは、Wi-Fiやモバイルネットワークに接続していなくても、オフラインアクセスをオンに設定することでファイルを表示、編集することができます。

オフラインアクセスをオンにする方法

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドのいずれかのホームをパソコンで開きます。左上にある3本線のマークをクリックします。
すると、メニューが表示されるので、「設定」を開きます。

「オフライン」をオンにすることで設定完了です。
Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドのいずれかのオフラインの設定をオンにすることで、どのサービスがオフラインで利用することが可能になります。

Gmailにドライブファイル添付する方法

Gmailを使用してメールを送信する際簡単にファイルを添付することができます。
新規メッセージを立ち上げたら、以下の赤枠のマークをクリック。

「Googleドライブを使用してファイルを挿入」という画面が表示され、ファイルを添付することができます。

ドライブ内に保存されている全ての中から添付したいファイルを選択することができます。

セキュリティを管理徹底するための方法

Googleドライブにアップロードしたファイルや作成したファイルは安全なデータセンターに保管され、他のユーザーと共有しない限り非公開となります。
しかし、企業でGoogleドライブを使用する場合、セキュリティ管理が重要となります。

例えば、
・Googleアカウントの設定から2段階認証を有効化する
・共有設定を慎重におこなう
ということをおこなってセキュリティ管理を徹底しましょう。

まとめ

Googleドライブは文書ファイルや表計算ファイルを新たに作成できるだけでなく、パソコン上に保管されている画像をアップロードして編集する、ファイルを他のユーザーと共有することができます。
とても便利なツールなので、使用することも多いでしょう。
今回紹介した使い方は役立つものばかりなので、Googleドライブを有効活用したいという方はぜひ参考にしてみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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