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Googleスプレッドシートとは?Excelとの違いや活用方法

Googleスプレッドシートとは、Google提供の表計算ソフトです。今回は、初心者の方でも理解しやすいように、Googleスプレッドシートの基本情報やExcelとの違い、Googleスプレッドシートならではの機能などを解説しています。

表計算ソフトとしては、マイクロソフトが提供している計算ソフトExcel(エクセル)が有名ですが、最近有名になってきた「Googleスプレッドシート」はご存知でしょうか?

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトです。
Excelとよく似た表計算機能だけでなく、Excelにはない同時編集や自動保存機能など多数の便利な機能を使うことができます。

今回は、そんな便利なGoogleスプレッドシートの基本的な特徴やExcelとの違い、役立つ機能などをまとめてご紹介します。

Googleスプレッドシートの基本について理解し、ビジネスや日常生活で活用できるようにしましょう。

Googleスプレッドシートとは

繰り返しになりますが、Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトのことをいいます。Googleアカウントを取得さえすれば誰でも基本のスプレッドシートの機能を使うことができます。

見た目や使い方がExcelと似ている機能も多いため、Excelを使ったことがある人であれば、直感的に利用できる機能も多いでしょう。

また、Googleスプレッドシートは、Googleが提供しているGoogleドキュメントやGoogleスライド、Googleフォームなどと簡単に連携して利用することができます。例えば、Googleフォームで収集したアンケートの集計をしたり、Googleスプレッドシートで作成したグラフをGoogleドキュメントやGoogleスライドに掲載したりすることもできます。

他にも、Excelにはない、オンライン環境での同時編集機能自動保存機能など、様々な便利な機能が集約されています。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

GoogleスプレッドシートはExcelとよく似た表計算ソフトです。関数で計算したり表やグラフを作成したりなど、Excelと同様な機能を使うことができます。

それでは、GoogleスプレッドシートとExcelでは何が違うのでしょうか。ここでは、GoogleスプレッドシートとExcelの違いをいくつかあげます。

インターネット環境さえあればすぐに始められる

Excelは、マイクロソフトから購入またはサブスクリプションの契約をしてデバイスにインストールしないと利用できないのに対し、Googleスプレッドシートは、インターネット環境とGoogleアカウントさえあればすぐに始めることができます。

また、GoogleスプレッドシートのデータはGoogleアカウントに紐付いているため、違うデバイスからでも、自分のGoogleアカウントにログインすることでGoogleスプレッドシートにアクセスすることができます。

ただし、裏を返せば、Googleスプレッドシートでは、インターネット環境が整っていない状態では処理が遅くなったり、編集ができなくなったりする恐れがあります。
Googleスプレッドシートをオフラインで利用する必要がある場合は、Googleドライブの設定「オフライン」をオンにして利用するようにしましょう。

複数人での同時閲覧・編集作業が可能

Googleスプレッドシートでは、1つのスプレッドシートを複数人で同時閲覧・編集の作業をすることができます。

Excelでも、ファイルを共有設定にして複数人で同時に閲覧・編集することは可能です。
しかし、Googleスプレッドシートでは、リアルタイムで誰がシートのどの部分を編集しているか表示してくれる機能や、コメントやチャットでやり取りできる機能があるため、Googleスプレッドシートの方が同時閲覧・編集作業に優れていると言えるでしょう。

Googleスプレッドシートは自動保存機能付き

Googleスプレッドシートには自動保存機能が付いているため、手動で保存操作をする必要がありません。

そのため、保存を忘れてファイルを閉じてしまったり、急にパソコンの電源が落ちてしまったりした場合でも問題なく利用し続けることができます。

また、編集履歴も自動で保存されるため、前のバージョンに戻したくなったが上書き保存していたため戻せなかった、という事態を防ぐこともできます。

計算などはサーバー側が処理する

GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションの1つで、計算などの処理はサーバー側でおこないます。そのため、パソコンにインストールされているExcelに比べると、インターネットの接続環境やパソコンのスペックによっては、計算やデータ処理の速度が遅くなることもあります。

小さいデータであればそこまでの差は出ませんが、膨大な量のデータを扱う際には、GoogleスプレッドシートよりもExcelを使用した方が良い場合もあるでしょう。

Googleスプレッドシートのお役立ち機能5選

ここでは、Googleスプレッドシートならではのお役立ち機能をいくつかご紹介します。

また、Googleスプレッドシートの基本の使い方についてもっと知りたい!という方は、以下のページで詳しく解説していますので、よければ参考にしてください。

【初心者向け】Googleスプレッドシートの基本的な使い方とエクセルとの違い

共有権限を設定して同時に作業する

Googleスプレッドシートでは、スプレッドシートを共有しながら、オンラインで同時に閲覧・編集することができることを紹介しましたが、さらに、共有する相手や権限の詳細な設定をすることもできます。

共有権限は、スプレッドシート右上の「共有」ボタンから簡単に設定することができます。選べる共有権限は「閲覧のみ」「閲覧+コメントのみ」「閲覧・編集可能」の3つです。

Googleスプレッドシートの共有権限に関しては以下のURLで詳しく解説していますので、よければご覧ください。

Googleスプレッドシートの共有方法!権限変更や共有解除も解説

拡張機能「アドオン」を追加する

Googleスプレッドシートでは、スプレッドシートの上の「アドオン」→「アドオンを取得」から拡張機能「アドオン」を追加することで、さらに便利な機能を利用できるようになります。

例えば、便利なアドオンとして、GoogleアナリティクスとGoogleスプレッドシートを連携することができる「Google Analytics」があげられます。
GoogleアナリティクスとGoogleスプレッドシートを連携することで、Googleアナリティクスのデータを自動でGoogleスプレッドシート上で集計することが可能です。

GoogleスプレッドシートとGoogleアナリティクスの連携について知りたい方は、以下のURLで詳しく説明していますので、よければ参考にしてください。

スプレッドシートとGoogleアナリティクスの連携・レポート作成

Googleスプレッドシートのコメントやチャットでやり取りをする

Googleスプレッドシートのコメントやチャット機能を使ってやり取りすることもできます。

Googleスプレッドシート上のセルにコメントを入力するには、セルの上で「右クリック」→「コメント」をクリックします。

コメントが入力されているセルには、右上にオレンジ色の三角マークが現れ、そこにカーソルを持っていくと、コメントが表示される仕組みです。

編集履歴を確認する

Googleスプレッドシートの編集履歴を確認するには、スプレッドシート上部の「最終編集:◯◯」をクリックします。

すると、変更履歴が表示され、いつ誰がどの変更をしたのか確認できるようになります。

Excel形式やPDFドキュメントに変換できる

作成したGoogleスプレッドシートを、「ファイル」→「ダウンロード」からファイルの形式を指定してダウンロードすることができます。

ファイルの形式は、Excelファイル(.xlsx)やPDF(.pdf)、ウェブページ形式(.htmlと.zip)などが指定できます。

特に、Excel形式のファイルに変換することで、Googleスプレッドシートで作成した表やグラフをExcelでも扱うことができるため、非常に便利です。

Googleスプレッドシートの基本のはじめ方

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば、誰でも簡単にはじめることができます。

Googleスプレッドシートの主なはじめ方には2種類あり、「Googleスプレッドシートから作成する方法」と「Googleドライブから作成する方法」があります。

どちらの方法も以下のページの「Googleスプレッドシートのはじめ方」の章で画像付きで解説していますので、よければご覧ください。

【初心者向け】Googleスプレッドシートの基本的な使い方とエクセルとの違い

ビジネス向きG Suiteの有料版スプレッドシートと無料版スプレッドシートの違い

Googleが提供するアプリケーションサービスには、無料の誰でも使える個人向けサービスの他に、ビジネス向きの有料版サービス「G Suite」があります。

G Suiteでは、無料版のアプリケーションサービスよりも機能が充実している、セキュリティが強い、などの特徴があるため、企業の方でも安心して利用できる便利なサービスとなっています。

特に、Googleスプレッドシートでは、同時編集可能人数が無料版では上限50人に対しG Suiteでは100人、また、G Suiteでは組織外のユーザーに共有したときに出るアラート機能があるなど、便利な機能が追加されています。

Googleスプレッドシートを社内外で共有しながら作業しているが、セキュリティに不安という場合には、導入を検討してみてもいいかもしれません。

Googleスプレッドシートとは何かきちんと理解し、便利に活用しよう!

今回は、そもそもGoogleスプレッドシートとは何か、また、Googleスプレッドシートの基本的な使い方やExcelとの違いなどについてご紹介しました。

GoogleスプレッドシートはExcelと似ている機能も多くありますが、同時編集機能やコメント機能など、Excelにはない便利な機能もたくさんあります。

Excelしか使ったことがないという方も、日常生活やビジネスシーンでGoogleスプレッドシートの様々な機能を使いこなしてみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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