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Googleスプレッドシートの共有方法!権限変更や共有解除も解説

今回は、Googleスプレッドシートの共有について、基本の共有方法や共有の解除・権限変更方法について詳しく解説します。他にも、Googleスプレッドシートの共有で役立つ機能や豆知識もご紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

カテゴリ: Googleスライド

Googleスプレッドシートは、Excelのように計算をしたりグラフを作成したりするだけでなく、メールアドレスやURLで共有することができ、オンラインで同時に編集することができるとても便利なアプリケーションです。

今回は、Googleスプレッドシートを共有する方法について詳しくご紹介します。

Googleスプレッドシートの共有する際に役立つ豆知識も一緒にご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください!

Googleスプレッドシートを共有する方法

Googleスプレッドシートを共有する方法には、大きくわけて以下の3種類があります。

・メールアドレスで共有する方法
・URLで共有する方法
・Googleドライブのフォルダごと共有する方法

特定の相手と共有する場合や共有する人数が少ない場合は、個々で共有する「メールアドレスで共有する方法」がセキュリティも高く、おすすめです。
逆に、多くの人数で共有する場合「URLで共有する方法」が便利でしょう。

それぞれ詳しく説明します。

Googleスプレッドシートをメールアドレスで共有する方法

①共有したいGoogleスプレッドシートを開き、右上の「共有」をクリックします。

②Googleスプレッドシートを共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。

③Googleスプレッドシートの共有権限を「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」から選びます。

それぞれ以下の権限を持ちます。

閲覧者:Googleスプレッドシートの閲覧することができる権限(編集・コメントはできない)
閲覧者(コメント可):Googleスプレッドシートの閲覧とコメントの挿入ができる権限(編集はできない)
編集者:Googleスプレッドシートの閲覧・コメント・編集ができる権限

④必要であれば、メッセージを入力し、「送信」をクリックします。

⑤これで、Googleスプレッドシートの共有は完了です。

共有した相手のメールアドレスにGoogleスプレッドシートのURLが送られてきているはずです。

また、入力した相手のメールアドレスがGoogleアカウントのものであれば、相手のGoogleドライブの共有アイテムの中に先ほど共有したスプレッドシートが追加されているでしょう。

GoogleスプレッドシートをURLで共有する方法

①共有したいGoogleスプレッドシートを開き、右上の「共有」をクリックします。

②「リンクを取得」の下の方にある「◯◯へのリンク権限を変更」をクリックします。

③GoogleスプレッドシートのURLを共有する相手を選択します。

通常のGoogleアカウントでは

制限付き:特定のユーザーのみ(ユーザーやグループと共有で共有した人のみ)がアクセスできるリンク
リンクを知っている全員:リンクを知っている全員がアクセスできるリンク

を選ぶことができますが、画像ではG-suitのアカウントで共有設定を行っているため、この2つに加えて、

G-suitの同じチームのメンバー全員(名前はチームによります)

を選択することができます。

④URLを共有する相手で「制限付き」以外を選んだ場合、加えて共有権限の設定が必要です。

閲覧者:Googleスプレッドシートの閲覧することができる権限(編集・コメントはできない)
閲覧者(コメント可):Googleスプレッドシートの閲覧とコメントの挿入ができる権限(編集はできない)
編集者:Googleスプレッドシートの閲覧・コメント・編集ができる権限

から選びましょう。

⑤最後に「リンクをコピー」をクリックし、コピーしたリンクを共有したいユーザーに送れば、Googleスプレッドシートの共有は完了です。

GoogleスプレッドシートをGoogleドライブのフォルダごと共有する方法

①Googleドライブにアクセスし、「共有するフォルダの名前▼」→「共有」をクリックします。

②すると、メールアドレスやURLで共有する場合と同じ共有設定の画面が表示されるため、同様な手順で共有しましょう。

これでフォルダの共有は完了です。

Googleスプレッドシートの共有を解除・権限の変更をする方法

Googleスプレッドシートをメールアドレスで共有した場合

①メールアドレスで共有した場合と同様に、スプレッドシート右上にある「共有」ボタンをクリックします。

②「ユーザーやグループと共有」に共有したユーザーの一覧が表示されます。

③共有を解除・権限の変更したい場合は、共有しているユーザーの横にある「▼」をクリックし、「削除」または変更したい権限をクリックします。

④最後に「保存」をクリックしてGoogleスプレッドシートの共有の解除・権限の変更は完了です。

GoogleスプレッドシートをURLで共有した場合

URLの共有を解除する場合には、URLの共有範囲を「制限付き」し、「ユーザーやグループで共有」で直接共有しているユーザーのみにしかアクセスできないようにする方法でおこないます。
もし、Googleスプレッドシートを共有した後、誰にもアクセスできないようにしたい場合は、URLの共有範囲を「制限付き」した上で「ユーザーやグループで共有」で共有してるユーザーを削除してください。

①URLで共有した場合と同様に、スプレッドシート右上にある「共有」ボタンをクリックします。

②「リンクを取得」で「◯◯へのリンク権限を変更」をクリックします。

③「制限付き」を選択し、完了をクリックします。

これで、URLを知っていても「ユーザーやグループと共有」で追加されていないユーザーがこのGoogleスプレッドシートを閲覧しようとしても以下のような画面が表示され、閲覧できなくなります。

GoogleスプレッドシートをGoogleドライブのフォルダごと共有した場合

①GoogleスプレッドシートをGoogleドライブのフォルダごと共有したときと同様に、Googleドライブから「共有するフォルダの名前▼」→「共有」をクリックします。

②すると以下のような画面が表示されます。ここからは、メールアドレスやURLで共有解除した場合と同様に、「ユーザーやグループと共有」から共有しているユーザーを削除したり、「リンクを取得」からリンクを制限付きに変更したりしてください。

Googleスプレッドシートの共有で役立つ豆知識

共有されたGoogleスプレッドシートを編集するにはGoogleアカウントが必要

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていないユーザーにも共有することができますが、Googleアカウントを持っていないユーザーはGoogleスプレッドシートを編集できず、閲覧しかできないことに注意してください。

もし、Googleアカウントを持っていないユーザーとGoogleスプレッドシートを共有し、共同で編集しながら作業したいという場合には、相手にGoogleアカウントを作成してもらう必要があります。
Googleアカウントの作成方法については、以下のページで解説していますので、よければご覧ください。
【簡単に実践できる】Googleアカウントの作成方法と注意点

Googleスプレッドシートの一部のセルを保護して共有することもできる

Googleスプレッドシートの共有で、ある特定のセルを保護したまま「編集権限あり」で共有したいという場合もあるでしょう。
このようなニーズは、Googleスプレッドシートの「セルの保護」を使うことで簡単に解決できます。

以下は、Googleスプレッドシートの一部のセルを保護して共有する方法です。
①Googleスプレッドシートを開き、保護したいセルを範囲選択し、右クリック→「範囲を保護」をクリックします。

②Googleスプレッドシートの右にタブが出てくるので、「説明」を入力し、「権限を設定」をクリックします。

③範囲の編集権限の画面に移行するので、「この範囲を編集できるユーザーを制限する」をクリックし、編集権限を与えたくないユーザーのチェックを外し、「完了」をクリックすれば完了です。

これで、編集権限を与えられていないユーザーがセルを編集しようとしても、以下のような画面が表示されてセルを編集することができなくなります。

共有した他のユーザーがGoogleスプレッドシートに加えた変更を確認する方法

Googleスプレッドシートでは、Googleスプレッドシートに加えた変更履歴を確認することができます。

Googleスプレッドシートに加えた変更履歴を確認する方法は以下の通りです。
①Googleスプレッドシートの「最終編集:◯秒前(最後に編集した人の名前)」をクリックします。

②すると、以下のような画面が表示され、誰がどのセルにどのような編集をしたかを一目で把握することができます。

共有した他のユーザーがGoogleスプレッドシートに加えた変更を通知する方法

Googleスプレッドシートでは、ユーザーがGoogleスプレッドシートに加えた変更を確認するだけでなく、シートの変更を通知することもできます。

Googleスプレッドシートに加えた変更を通知する方法は以下の通りです。
①通知の設定をしたいGoogleスプレッドシートを開き、「ツール」→「通知ルール」をクリックします。

②「通知ルールの設定」で、「変更が入ったとき」にチェックを入れ、通知方法を選択肢、「保存」をクリックします。

③最後に、「通知ルール」を確認してから「完了」をクリックします。

Googleスプレッドシートの共有をマスターして作業効率を上げよう!

Googleスプレッドシートは、メールアドレスやURLによって誰とでも簡単に共有することができます。Googleスプレッドシートを共有することで、インターネット環境とGoogleアカウントさえあれば、オンラインで複数人が同時に編集することができるのでとても便利です。

Googleスプレッドシートの共有をマスターして、ぜひ仕事やプライベートで活用してください!

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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