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【徹底解説】Googleスプレッドシートのプルダウン作成・活用方法

この記事は、日々のGoogleスプレッドシートの入力に役立つ、プルダウンの基本の作成方法や選択肢をシートから自動追加する方法、また、プルダウン作成に役立つセルの色付けやセルの集計方法などを、初心者にもわかりやすいように画像付きで解説しています。

Googleスプレッドシートに何かの値を入力するとき、毎回同じ値を入力する場合にはGoogleスプレッドシートの「プルダウン」機能が便利です。

上の画像のように、セルの「▼」をクリックしてあらかじめ用意された選択肢を選択することで、入力の手間を大幅に削減することができます。

今回は、Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する方法やGoogleスプレッドシートのプルダウンをより使いやすくするために役立つ機能について解説します。

普段使っているGoogleスプレッドシートをもっと使いやすくしたい!と考えている方はぜひ参考にしてください。

Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する方法

【基本】プルダウンの選択肢を直接入力して作成する方法

まずは、Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する基本の方法です。

①Googleスプレッドシートでプルダウンを作成したいセルを選択し、「データ」→「データの入力規則」をクリックします。

②「セル範囲:」がプルダウンを作成したいセルになっているか確認し、「条件:」で「リストを直接指定」をクリックします。

③「条件:」でプルダウンの選択肢を直接指定して、「保存」をクリックします。 項目を区切るには半角のカンマ「,」を使うようにしてください。今回は「赤,青,黄色」を入力しました。

④初めに選択した範囲のセルに「▼」が表示されれば、プルダウンの作成は完了です。

セルをクリックすると、先ほど指定した「赤」「青」「黄色」の選択肢が表示されます。

【応用】プルダウンの選択肢をGoogleスプレッドシートから参照して作成する方法

①まず、Googleスプレッドシート上にプルダウンの選択肢のリストを用意します。このリストは、プルダウンを作るシートと同じシート上になくても問題ありません。

今回は「参加状況のリスト」として、「参加」「不参加」「未定」の3つの選択肢を用意しました。

②基本のプルダウンの作成方法と同様に、プルダウンを作成したいセルの範囲を選択して「ツール」→「データの入力規則」をクリックします。

③セルの範囲を確認し、「条件:」で「リストを範囲で指定」を選択します。

④赤枠にデータの範囲を入力するか、「田」をクリックしてデータの範囲を直接Googleスプレッドシートから選択します。

下の画像は、直接Googleスプレッドシートから先ほど選択したリストを選択している画面です。

⑤Googleスプレッドシートのリストを選択し終わったら、ただし範囲が選択されているか確認し「保存」をクリックします。

⑥初めに選択した範囲のセルにプルダウンが作成され、リストと同じ選択肢が表示されるようになりました。

プルダウンの選択肢をGoogleスプレッドシートから自動追加する方法

プルダウンの選択肢をGoogleスプレッドシートを参照して作成したプルダウンでは、プルダウンの選択肢がGoogleスプレッドシートのセルと同期しています。 そのため、後から「参照されているリスト」を変更することで、選択肢も自動で更新することができるのです。

しかし、「参照されているリスト」に新しい項目を追加しても、もともと参照するセルの範囲外では、新しい項目は反映されません。

そのため、新しい項目を追加する予定のあるリストを参照する場合は、「条件:」の参照するデータの範囲で行や列全体を選択するようにしましょう。

このようにすることで、新しい項目が増えても、いちいち「条件:」のデータの範囲を変更しなくても自動で新しい項目をプルダウンの選択肢に追加することができます。

Googleスプレッドシートでプルダウンを削除、選択肢の変更をする方法

Googleスプレッドシートでプルダウンを削除する方法

①Googleスプレッドシートで作成したプルダウンを削除するには、プルダウンを削除したいセルを選択し、「ツール」→「データの入力規則」をクリックします。

②削除したいセル範囲を確認し、「入力規則を削除」をクリックすれば、Googleスプレッドシートのプルダウンの削除が完了です。

Googleスプレッドシートでプルダウンの選択肢を変更する方法

①Googleスプレッドシートで作成したプルダウンを変更するには、プルダウンを変更したいセルを選択し、「ツール」→「データの入力規則」をクリックします。

②前にプルダウンを作成したときと同様に、追加したい項目を入力、または、新たな参照するリストの範囲を選択し、「保存」をクリックします。 今回は、Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する基本の方法で作成した「赤,青,黄色」のプルダウンに「紫」を追加してみました。

③プルダウンで「紫」の選択肢が増えているはずです。

Googleスプレッドシートのプルダウン作成で役立つ機能

プルダウンの選択肢ごとにセルの集計をする方法

プルダウンで選択した選択肢ごとにセルの集計できたらとても便利でしょう。

例として、参加状況の「参加」「不参加」のセルの数を集計して、参加人数を一目でわかるシートを作成してみます。

セルの集計には、「COUNTIF関数」を使います。参加人数を集計したいセルに「=COUNTIF(B2:B4,”参加”)」と入力しましょう。(集計する範囲やプルダウンの項目は適宜変更してください)

これで、参加人数が集計されます。

プルダウンの選択肢と連動してセルに色を付ける方法

プルダウンの選択肢と連動してセルに色を付けることもできます。

①プルダウンの範囲を選択し、「右クリック」→「条件付き書式」をクリックします。

②右のタブに「条件付き書式設定ルール」が表示されます。「条件」と「スタイル」を設定し「保存」をクリックします。

今回は、「条件」では「完全に一致するテキスト」で「赤」、スタイルで「塗りつぶし」を「赤」を選択しました。

③場合によっては「条件を追加」を選択しながら「条件付き書式」の設定をすれば、以下の画像のように、プルダウンの選択肢によってセルの色を変えることができます。

もちろん、セルの色だけでなく、文字の色や文字のスタイル(太字、斜字など)も、同様の方法で変更可能です。

プルダウンでチェックボックスを追加する方法

「データの入力規則」では、プルダウンの機能を活用してチェックボックスを追加することもできます。

①基本のプルダウンを追加する方法と同様に、チェックボックスを追加したい範囲を選択し、「ツール」→「データの入力規則」をクリックします。

②セルの範囲を確認し、「条件:」で「チェックボックス」を選択します。

③選択した範囲にチェックボックスが表示されます。 todoリストなど、シンプルな2つの選択肢しかないプルダウンで利用すると、入力の手間が省けて便利でしょう。

プルダウンで日付をカレンダーから選択する方法

プルダウンでカレンダーから日付を選択し、日付を入力することもあります。

プルダウンで日付をカレンダーから選択するには、「ツール」→「データの入力規則」で「入力:日付」を選択し、カレンダーの期間を入力します。

すると、プルダウンを設定したセルの上でダブルクリックするとカレンダーが表示されるようになり、カレンダーの日付をクリックすると、自動で日付が入力されるようになります。

プルダウンで決められた入力以外を拒否する方法

デフォルトのプルダウンでは、下の画像のように警告は表示されますが、選択肢以外の入力も入力が認められてしまいます。

例えば、画像のように、”参加”という文字が含まれるセルの数を数えて参加人数を集計しているシートでは、”参加したい!”という入力は参加人数に含まれないため、正しく参加人数を集計することができなくなってしまいます。

こういう場合は、「ツール」→「データの入力規則」で「無効なデータの場合:入力を拒否」に設定するといいでしょう。

これで、プルダウンのセルに選択肢以外の入力、例えば「参加したい!」を入力すると、以下のような画面が表示され、入力が拒否されるようになります。

Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する際の注意点

iPhone・iPadからはGoogleスプレッドシートのプルダウンが作成できない

Googleスプレッドシートのプルダウンは、iPhone・iPadで利用することができても、作成することができないことに注意してください。

Googleスプレッドシートでプルダウンを作成したい場合は、AndroidかPCから行う必要があります。

「空白」はプルダウンの選択肢に追加できない

「データの入力規則」で「 」のように空白を指定しても、プルダウンの選択肢に空白を追加することはできません。

対処法としては、空白を他の言葉で置き換えて、選択肢に追加する方法があります。 例えば、未入力の状態を「 」で表現したかった場合は、代わりに「未入力」や「-」を選択肢に追加しましょう。

Googleスプレッドシートのプルダウン機能を活用して使いやすいシートを作成しよう!

Googleスプレッドシートのプルダウン機能は、Googleスプレッドシートの「データ」→「データの入力規則」から簡単に作成することができます。また、プルダウンの選択肢は直接入力するだけでなく、シートから参照して追加することもできるので、とても便利です。

ぜひ、Googleスプレッドシートのプルダウン機能を活用して、日頃のスプレッドシートの入力の手間を省き、日常的に使いやすいシートの作成をしてみてください!

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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