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Googleドライブファイルストリームとは?機能やメリットを解説

2017年に登場したGoogleのドライブファイルストリーム。 導入することで、わざわざブラウザを経由することなくGoogleドライブ上のファイルにアクセスできる機能です。 このドライブファイルストリームの機能やメリット、使用条件を解説します。

カテゴリ: Googleドライブ

Google ドライブファイルストリームとは?ざっくり解説

Googleドライブに保存されているファイルを閲覧・編集するときはGoogleドライブにアクセスして対象のファイルを選択する必要がありました。

ドライブファイルストリームをインストールすると、わざわざGoogleドライブにアクセスしなくてもファイルの管理を簡単に行うことができます。

さらに、デバイスで編集したデータをドライブファイルストリームにアップロードすると自動的にGoogleドライブに保存されます。
Googleドライブのクラウド上に保存されているため、デバイスの容量を圧迫することがありません。

Googleドライブ分の容量の外付けディスクのようなイメージです。

そもそもGoogleドライブとは?

Googleのドライブファイルストリームを使用するには、大前提としてGoogleドライブが必要です。
GoogleドライブはGoogleが提供するサービスの1つで、Googleのアカウントを所有しているユーザーであれば誰でも使用することができます。

自身のファイルやGoogleドキュメント・スライド・スプレッドシートのデータなどをクラウド上にアップロードし保存したり、他のユーザーと共有することが可能です。

同一のGoogleアカウントにログインすることでインターネットが繋がる場所であれば場所を選ばず様々なデバイスでアクセスし、ファイルを閲覧・編集することができます。

無料版から容量が多い有料版まで様々なプランが存在しています。

Googleドライブのプランに関しては【2020年10月最新版】Googleドライブの容量をプラン別に解説で詳しく解説しています。

その中でもG Suiteという企業向けの有料プランで使用できる機能の1つがドライブファイルストリームです。

G Suiteの利用が必須条件

ドライブファイルストリームを活用するためにはGoogleの有料プランのG Suiteの契約が必要です。
G Suiteは企業向けのプランとして、独自ドメインの使用や無料版と比較してセキュリティや容量など、様々な恩恵を受けられるプランです。

G Suiteの中にもプランが存在しており、条件さえ揃えばドライブの容量を無制限にすることも可能です。

Basicプラン

1ユーザーあたり月額680円で契約できるプランです。
無料版だと15GBの容量が1ユーザーあたり30GBに増加します。

Businessプラン

1ユーザーあたり月額1360円で契約できるプランです。
容量は1ユーザーあたり1TBですが、契約しているアカウントが5アカウント以上の場合、容量無制限で使用できます。

Enterpriseプラン

1ユーザーあたり月額3000円で契約できるプランです。
容量は1ユーザーあたり1TBですが、契約しているアカウントが5アカウント以上の場合、容量無制限で使用できます。

Businessプランと比較すると優遇サポートなど、高待遇のプランです。

ドライブファイルストリームを使うメリット

ドライブファイルストリームを使用することで生まれるメリットを解説します。

Googleドライブにアクセスする手間がない

Googleドライブにアクセスするためには通常Chromeを立ち上げたり、アプリのページにアクセスする必要があります。
ドライブファイルストリームは外付けHDDのようにデスクトップ上に表示されるため、まるでローカルの環境で作業している感覚でアクセスできます。

アクセスする時間の短縮によって作業の効率化が行えます。

デバイスの容量を圧迫しない

Googleドライブ上に保存したデータをドライブファイルストリーム経由で編集・保存した場合Googleドライブ上のファイルに保存されます。

ドライブファイルストリームから参照されるファイルはGoogleドライブ上に存在しているため、自身のデバイスの容量を圧迫することはありません。
Googleドライブ上にどれだけ保存されていても、アクセスしたファイルのみがデバイスに反映されるため、ドライブに保存されている総容量がどれだけ多くても関係なく使用することができます。

共同編集がリアルタイムで可能

Googleドキュメントやスライドを共同で編集するときは、自身の他に編集しているユーザーを検出し、編集内容がリアルタイムで反映されるため、編集がぶつかることがありません。
ExcelやWordをGoogleドライブに保存して共有することで同じ機能が使用可能になります。

共有フォルダにもアクセスできる

Googleドライブファイルストリームでは、自身のマイドライブだけでなく共有ドライブにもアクセスすることができます。

自身の編集したファイルを共有するときは該当ファイルを共有フォルダにドラッグするだけでGoogleドライブの共有フォルダに反映されます。

この機能はBusinessプラン・Enterpriseプラン限定の機能です。
Basicプランでは使用できないため注意しましょう。

ローカルのゴミ箱機能が使用できる

Googleドライブファイルストリームからデータを削除すると、ローカルのゴミ箱にファイルが移動されます。

誤ってファイルを削除してしまった場合、Windowsの場合はCtrl + Z、Macの場合はcommand + Zで簡単に復元することができます。

G Suiteの容量無制限プランと相性がいい

Googleドライブの容量を無制限にするには、アカウント数が5つ以上あるG SuiteのBusinessプラン・Enterpriseプランの契約が必要です。

この容量無制限プランでは必然的に大量のファイルが保存できるため、デバイスの容量を圧迫しないGoogleドライブファイルストリームとの相性は非常に良いです。

業務の効率化を図る意味でもインストールして設定しておくことをおすすめします。

セキュリティがしっかりしている

Googleドライブファイルストリームは、G Suite側から簡単に連携を解除することができます。
例えばパソコンを紛失してしまった場合でも、G SuiteにログインしGoogleドライブファイルストリームの連携を解除してしまえば、紛失したパソコンからGoogleドライブにアクセスできなくなるため、情報の漏洩を防ぐことができます。

また、Googleドライブファイルストリームでは全ての情報が暗号化されます。
ホストの証明書によって不正なアクセスを検知することができるため中間者攻撃などのサイバー攻撃に対してのリスクを防ぐことも可能です。

ドライブファイルストリームを使うには

Googleのドライブファイルストリームを使用する方法を解説します。
インストール後、自身のG Suiteと紐付けを行うだけで可能になるため非常に手軽に導入することができます。

Googleドライブファイルストリームをインストールする

Googleのドライブファイルストリームのページにアクセスし、ドライブファイルストリームをダウンロードしてインストールするをクリック後、自身のデバイスに即したバージョンをダウンロードします。

②インストールしたファイルをクリックしインストールを完了させる

手順に従ってインストールした後、デスクトップ右上にあるアイコンをクリックしログインします。
ログイン後は自動的にマイドライブが追加されています。

上記の画像はMac版です。
Windowsの場合はGドライブに追加されています。

ファイルを追加する方法

Googleドライブファイルストリームにファイルを追加する方法は、普段フォルダにドラックするのと同様の手順で行うことができます。

切断する方法

操作するパソコンの紛失などの場合は、別のデバイスでGoogleドライブにログイン後設定で切断の操作を行います。
画面右上の歯車のマークをクリックし設定を選択してからアプリの管理をクリックします。

アプリ一覧からGoogleドライブファイルストリームのオプションを選択しドライブから切断をクリックすれば完了です。

再び接続したい場合は、再度Googleドライブファイルストリームにログインする必要があります。

オフラインでファイルを使用する方法

Googleドライブファイルストリームからファイルを編集する場合、オンライン環境が必要です。
オフライン環境でも作業したい場合、該当のファイルやフォルダごとに設定する必要があります。

該当ファイルを右クリックしてドライブファイルストリーム→オフラインで使用可能にするを選択することでオフラインの場合でもデータを編集することが可能になります。

しかしGoogleのスプレッドシートやスライドなどのファイルは変更できないので注意しましょう。

アカウントを切り替える方法

複数のGoogleアカウントを取得している場合、Googleドライブファイルストリームもアカウントを切り替えることができます。
デスクトップ右上のGoogleドライブファイルストリームのアイコンをクリックし、右上の歯車のマークをクリックします。

その後設定をクリックし、アカウントを切り替えるをクリックした後切り替えたいアカウントでログインすれば切り替え完了です。

また、この設定では同期を一時停止することができたり、接続を解除することも可能です。
一時停止した場合、再開も同様の手順で行うことができます。

アカウントを切り替える際の注意点

アカウントを切り替えた時に、切り替える前のオフラインで保存したデータは削除されてしまいます。
アカウントの切り替えは、一度オンライン状態でファイルを最新版に保存した後に行いましょう。

または、オフラインで編集したデータの保存先を変更したい場合、先ほどの設定画面でローカルにキャッシュされたファイルのディレクトリを選択することで変更可能です。

アカウントを切り替える前に、オフラインのデータがあるかどうかチェックしておきましょう。

共有されたファイルを閲覧できない場合

G SuiteのBusinessプラン・Enterpriseプランで使用できる、Googleドライブファイルストリームで共有フォルダを開いたのに閲覧できない場合、ファイルの所有者が閲覧者のダウンロードを禁止している設定になっている場合があります。

この場合Googleドライブからであれば閲覧可能なため、Googleドライブにアクセスする必要があります。

Googleドライブファイルストリームのユーザー通しで共有ファイルを共同で編集・閲覧する場合は元のファイルの設定を確認してから共有することでスムーズな共有が可能になります。

バックアップと同期との違い

Googleドライブファイルストリームが登場した同時期に登場した「バックアップと同期」という機能。
この機能はパソコンにあるファイルをGoogleドライブと同期する機能です。

Googleドライブファイルストリームは必要なファイルのみをローカルで編集することができますが、バックアップと同期は全てのファイルをGoogleドライブ上に同期してしまいます。

Googleドライブに同期させたファイルが多いほど、データをダウンロードした時にデバイスの容量を圧迫してしまうため注意が必要です。

パソコンのデータをクラウド上にバックアップする目的であれば非常に便利な機能ですが、Googleドライブファイルストリームと同じような使い方はおすすめしません。

まとめ

作業効率化を図る目的でG Suiteを契約している以上、さらに効率化を図るツールであるGoogleドライブファイルストリームの導入することは非常におすすめです。

時間の短縮や、あらかじめオフラインの設定にしておくことで場所を選ばず作業が可能になるのは非常に魅力と言えるでしょう。

無料で手軽に導入できるのも大きな魅力の1つです。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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