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記事タイトルGoogleデータポータルとスプレッドシートを連携させる方法
記事URLhttps://min-web.com/google-data-portal-spread-sheet/
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POINTざっくりいうと
スプレッドシートとGoogleデータポータルを連携する方法
連携したデータの調整方法
Googleデータポータルとスプレッドシートを連携するときの注意点
Googleデータポータルは簡単に見やすいレポートを作成することができるツールですが、Googleスプレッドシートと連携することができることをご存知でしたか？
今回ご紹介する方法を使えばスプレッドシートで管理している情報を、簡単に見やすいレポートにまとめることができてしまいます。
簡単に素早く見やすいレポートを作ることができれば「レポート作成に割いていた時間を他のことに使う」ことができます。
もし、レポートを作らずスプレッドシートで説明していた場合は今までよりも「わかりやすく説明ができる」ようになり、今までよりも簡単に伝えたいことを伝えることができるようになります。
この記事では「GoogleスプレッドシートのデータをGoogleデータポータルでレポートにする方法や注意点」「連携するメリット」などについて解説していきます。
スプレッドシートのデータをGoogleデータポータルでレポートにする方法
早速ですが、スプレッドシートとGoogleデータポータルを連携する方法を見ていきましょう。
スプレッドシートとGoogleデータポータルを連携する方法
①Googleデータポータルの管理画面を開いて「＋」マークをクリックして「データソース」をクリックします。
②スプレッドシートを選択します。
③連携させるシートとワークシートを選択したら右上の接続をクリックします。
④データが表示されるため、確認して問題なければ右上の「レポートを作成」をクリックします。
⑤データがこのようにレポートになりました。
Googleデータポータルのレポートを編集・見やすくする方法
このままだとよくわからないので、編集してわかりやすいレポートにしていきます。
①グラフ追加を選択
②棒グラフを選択
③設置したい場所にクリックして棒グラフを追加
④棒グラフの追加が完了しました。しかしこれだとなんのデータかわからないのでしようとディメンションを調整します。
⑤内訳ディメンションに「商品名」を追加、指標に「販売数」を追加
それぞれの商品の月毎の販売数が一目でわかるグラフができました。
GoogleデータポータルとGoogleスプレッドシートを連携するときの注意点
このように簡単に連携することができるGoogleデータポータルとスプレッドシートですが、いくつか注意点があるので紹介していきます。
注意点①ヘッダー行は1行でなければいけない
ヘッダー行が2行以上にわたるとうまくグラフにすることができません。下記の表のようにヘッダー行は1行にしましょう。
注意点②データは共有フォルダではなくプライベートフォルダから使用する
Googleデータポータルでは共有フォルダのデータにアクセスすることができません。そのため、共有フォルダのデータをレポート化する場合は、プライベートフォルダにコピーしてから行うようにしましょう。
Google データポータルとスプレッドシートを連携するメリット
メリット①毎月のレポート作成にかかる時間を大幅に削減できる
スプレッドシートとGoogleデータポータルは1度連携してしまえば、自動でレポートを作成することができます。
そのためレポート作成にかかる時間を大幅に削減して、時間を有効活用することができます。
メリット②日々の数字の変化をわかりやすく把握できる
Googleデータポータルとスプレッドシートを連携させれば、随時データが更新されて最新の情報が表示されるようになります。
スプレッドシートと違い、視覚的に理解しやすいため日々の進捗状況などをわかりやすく閲覧できます。
メリット③複数のデータを統合してまとめることができる
Googleデータポータルでは複数のデータを一覧で見れる状態にすることができます。
例えば、複数名いる自分の部下に、同じフォーマットのスプレッドシートで業務の進捗状況を管理してもらい、それをGoogleデータポータルに連携しておくと、わざわざそれぞれのスプレッドシートを見に行かないでも1つのレポート画面で全てのデータを見ることができます。
部下の人数が多くなるほど効果を実感できる部分ですね。
また、売上と販売個数を別々のシートで管理しているような場合でも、1つのレポートにまとめることで、確認の手間が少なくなります。
Googleデータポータルとスプレッドシートを連携して管理を楽にしよう
Googleデータポータルとスプレッドシートの連携は最初は少し手間がかかりますが、一度連携してしまえば、常に最新の情報がレポートとして表示されるようになります。
スプレッドシートでは表やグラフの表現には限りがありますが、Googleデータポータルであれば表現の幅が広がります。
普段レポートの作成に時間がかかっている場合は、その時間を削減して他のことに時間が避けるようになります。
そして普段レポートを作成していない場合でも、うまく活用することでコミュニケーションを円滑にすることにつながります。
Googleデータポータルの機能と連携の方法を理解して、うまく活用できるようにしていきましょう。
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minweb編集部（株）セルリア
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