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【テンプレ雛形あり】Gmailで署名を作成する方法(基礎から応用まで)

Googleが提供する、無料メールソフト「Gmail」では最大10,000文字まで署名を入力することができます。この記事ではコピペで活用していただける署名のテンプレートや、署名を自動でメールに挿入する方法を紹介します。

カテゴリ: G Suite

署名は、メールに欠かせない要素です。Gmailでは、自動でメールの末尾に署名を挿入してくれる機能があります。今回は、その機能について設定方法から活用方法までご紹介します。

そもそも署名とは

署名とは

署名とは、メールにおいての名刺の役割を果たします。
送信元の氏名や所属、連絡先などを記載することが基本です。
プライベートのメールでは署名をつけることは少ないですが、ビジネスの世界ではメールの末尾に署名をつけるという風潮があります。
署名では、基本情報のほかに企業のキャンペーンやサービスの情報を載せることで、PRをすることもあります。

署名ではどんなことを記載するか

署名の情報は、
「会社名」「住所」「所属する部署・課」「役職」「名前」「固定電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「携帯電話番号」「URL」が基本です。
署名のテンプレートがある企業もありますが、自由に署名を設定する必要がある場合は、以下のテンプレートを参考にしてみてください。

署名テンプレート社会人編

・サンプル1
———————————————————–
株式会社〇〇 △△部 課長
山田 花子
〒111-1111 〇〇県△△市□□町1−1
Tel : /Fax :
Mail :
URL :
———————————————————–

・サンプル2
==================================
株式会社〇〇 △△部 課長
山田 花子
〒111-1111 〇〇県△△市□□町1−1
Tel : /Fax :
Mail :
URL :
==================================

・サンプル3(社内用)
———————————————————–
◯◯部△△課 課長
山田 花子 (内線 : )
Mail :
———————————————————–

署名テンプレート学生編

・サンプル1
———————————————————–
〇〇大学△△学部□□学科3年
山田 花子
Email : ××××××@gmail.com

〒111−1111
〇〇県△△市□□町1−1〇〇マンション101
自宅Tel :
携帯Tel :
———————————————————–

・サンプル2
■□■――――――――――――――
〇〇大学△△学部□□学科3年
山田 花子
Email : ××××××@gmail.com

〒111−1111
〇〇県△△市□□町1−1〇〇マンション101
自宅Tel :
携帯Tel :
―――――――――――――――■□■

・サンプル3(学内用)
———————————————————–
〇〇大学△△学部□□学科●●ゼミナール3年
山田 花子
Email : ××××××@gmail.com
Tel :
学籍番号 :
———————————————————–

【基礎編】署名の設定方法

署名は記載する内容が多いため、メールのたびにわざわざ入力すると非常に手間がかかります。
そこで、Gmailの署名を自動で入れる機能を使いましょう。

署名を忘れてしまったということがないように、設定しておくことをお勧めします。
パソコン、iPhoneアプリ、androidアプリそれぞれで設定方法が違うので、それぞれ説明します。

パソコンでの設定方法

1. Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリックします。

2 「全般」のタブを下の方までスクロールし、「署名」のテキストボックスに署名を記入します。

3 一番下までスクロールし、「変更を保存」をクリックすると完了です。

iPhoneアプリでの設定方法

1 Gmailアプリを開き、画面左上の「≡」をタップします

2 下にスクロールし、「設定」をタップします

3 署名をつけるアカウントを選択します

4 「署名設定」をタップします

5 「モバイル署名」をONにし、「署名を入力」の欄に署名を入力し、画面左上の「〈 」をタップすると完了です。

Gmailアプリでの設定方法

1. Gmailアプリを開き、画面左上の「≡」をタップします。

2. 下にスクロールし、「設定」をタップします

3. 署名をつけるアカウントを選択します(複数のアカウントを持っている場合のみ)

4. 「署名設定」をタップします

5. 「署名を入力」の欄に署名を入力し、「OK」をタップすると完了です。

Gmailの署名の注意点

簡単なGmailの署名設定ですが、パソコンとアプリどちらにおいても注意点があります。気付きにくく、陥りやすい注意点なのでチェックしておきましょう。

スマートフォンアプリの設定はアプリでのみ適用される

スマートフォンアプリでの設定は、スマートフォンアプリから送信する際のみ適用されるます。逆に、パソコンで設定した場合は、スマートフォンアプリから送信時にも適用されます。

どちらも設定した場合は、パソコンからの送信時はパソコンで設定した署名が挿入され、スマートフォンアプリからの送信時はスマートフォンアプリで設定した署名が挿入されます。アプリとパソコン両方で同じ署名を使いたい場合はパソコンで設定する必要があります。

署名が挿入されるタイミングの違い

パソコンとスマートフォンアプリでは、署名が入力されるタイミングが違います。パソコンでは、メール作成時にすでにメールの末尾に署名が挿入されています。一方で、スマートフォンアプリの場合は作成時には表示されず、送信時に挿入されます。

【応用編】署名を使いこなそう

じつは、Gmailの署名には、通常の署名以外にも便利な機能があります。
今回は、5つの方法についてご紹介します。
自分のGmailの使い方に合わせて設定を変更することで、使い勝手がよくなります。ただし、どの機能もパソコンでのみ利用可能です。

それでは、それぞれ見ていきます。

署名に画像を入れる

署名に会社のロゴや顔写真などを入れることができ、目に留まりやすい署名にすることができます商品の画像を入れることで営業のきっかけにすることもできます。

設定手順
1. Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリック。

2 「全般」のタブを下の方までスクロールし、「署名」のテキストボックスの「画像」アイコンをクリック。

3 「画像を追加」で、画像を選び、「選択」をクリック。

4 先ほどのテキストボックスに戻るので、挿入した画像をクリックし、「小-中-大-元のサイズ」から好きなサイズを選択し、完了です。

署名を好きな位置で挿入する

署名は、メールの末尾が基本ですが、メールによっては途中で挿入したい場合もあります。任意の位置に入れたいことが多いという方は、自動で入れる設定ではなく、下記の設定おこなうと便利です。

設定手順
1 Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリック。

2 画面上部の「Labs」をクリックし、「返信定型文(テンプレート)」を「有効にする」を選択して、「変更を保存」をクリック。

3 画面左部の「作成」をクリックし、新規メール作成を開きます。

4 署名を入力します。

5 画面右下の「▼」をクリック、「返信用定型文」を選択し「定型文を作成…」をクリック。

6 この定型文に名前をつけることを求められるので「署名」など好きな名称を入力し、「OK」をクリックすると設定完了です。

使い方手順
1 メールにて署名を入れたい位置で、「▼」をクリックする。
2 「返信用定型文」を選択し、「挿入」の下の先ほど設定した名称をクリックすると署名が入力され、完了です。

同じGmailで複数の署名を使い分ける

基本的に1つのGoogleアカウントに対して署名は1つしか設定できません。しかし、同じメールアドレスでも、社外用や社内用、またはビジネス用とプライベート用など送信先によって使い分けたいという方もいらっしゃるでしょう。
そんな方のために、複数の署名を使い分ける方法があります。

設定手順

1 Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリック。

2 画面上部の「Labs」をクリックし、「返信定型文(テンプレート)」を「有効にする」を選択して、「変更を保存」をクリック。

3 画面左部の「作成」をクリックし、新規メール作成を開きます

4 署名を入力します

5 画面右下の「▼」をクリック、「返信用定型文」を選択し「定型文を作成…」をクリック。

6この定型文に名前をつけることを求められるので「署名・社外用」など自分が分かる好きな名称を入力し、v「OK」をクリックすると1つ設定完了です。自分が使い分ける署名すべてを登録しましょう。

使い方手順

1 メールにて署名を入れたい位置で、「▼」をクリック。

2 「返信用定型文」を選択し、「挿入」の下の先ほど設定した名称の入力したいものをクリックすると署名が入力され、完了です。

署名を入れるときと入れないときがある人におすすめの方法

署名を設定しておくと、毎回自動で署名を末尾に入れてくれるので便利ですが、毎回必要ないという方もいらっしゃると思います。そんな方のために、必要な時にクリックするだけで署名を入力できる機能をご紹介します。

設定手順

1 Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリック。

2 画面上部の「Labs」をクリックし、「返信定型文(テンプレート)」を「有効にする」を選択して、「変更を保存」をクリック。

3 画面左部の「作成」をクリックし、新規メール作成を開きます。

4 署名を入力します。

5 画面右下の「▼」をクリック、「返信用定型文」を選択し「定型文を作成…」をクリック。

6 この定型文に名前をつけることを求められるので「署名」など好きな名称を入力し、「OK」をクリックすると完了です。

使い方手順

1 メールにて署名を入れたい位置で、「▼」をクリック。

2 「返信用定型文」を選択し、「挿入」の下の先ほど設定した名称をクリックすると署名が入力され、完了です。

署名の上—を消すには

署名を設定すると、署名の上に「–」という本文と署名の区切りを示す行が自動で入ります。
この線が不要な場合は、消すことができます。

手順

1 Gmailを開き、画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリック。

2「 全般」のタブを下の方までスクロールすると、「署名」があるので、テキストボックスの下に「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「–」行を削除する」のチェックボックスにチェックを入れます。

3 下までスクロールし、「変更を保存」をクリックし完了です。

まとめ

ビジネスでメールをやり取りする際は、署名を入れるという風潮があります。
署名を入れる際は、毎回署名部分を作るのではなく自動で入れる機能があるのでそれを活用しましょう。

Gmailでは、署名をカスタマイズしたり、使い分けたり、パソコンとアプリで署名を別に設定することができます。
ぜひ、今回紹介した署名の設定方法を活用して、ビジネスメールに署名をつけてみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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杉山 夏子

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