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【ビジネスでも使える】Gmailを使いこなすための13の便利機能を解説

Googleが提供するフリーメール「Gmail」には、メールの送受信や管理を楽に行うための機能がたくさん備わっています。その中でもビジネスに役立つオススメの機能を13個紹介します。

カテゴリ: Gmail

Googleが提供している無料のメールサービス「Gmail」には、色々な機能が備わっています。

しかし、機能がありすぎてどのように使っていいのかわからなかったり、そもそも「そんな機能があることすら知らなかった!」ということがあったりするのではないでしょうか。

Gmailでは、ただメールを作成して送るだけでなく、便利な機能を活用することで、より使いやすくなります。

そこで、Gmailをビジネスやプライベートで活用する時に便利な機能をご紹介しまう。

受信時に活用できるGmailの便利な機能

メールを振り分ける【フィルタ機能/ラベル機能】

作成したGmailアカウントをビジネスとプライベートで兼用していると、受信したメールがプライベート用のものなのかビジネス用のものなのか、いちいち内容を確認しないとわからないですよね。

確認の手間省くためには、メールアドレスごとにフォルダを作成し、自動で振り分けられるように設定できれば楽ですが、Gmailにはフォルダという概念がありません。
そのため、Gmailでは「フォルダ」ではなく「フィルタ」と「ラベル」でメールをフォルダリングします

メールのフォルダリングをするには、「受信トレイ」から振り分けしたいメールを開き、上部の「その他」→メニュー内の「メールの自動振り分け設定」をクリック。

まずはメールアドレスによる振り分けを設定します。
「from:〇〇」というのは、「〇〇からのメール」を意味しており、特に何も設定せずに「フィルタを作成」をクリックすれば、「from:〇〇」で設定したアドレスからのメールが全て振り分けられることになります。

この時、件名や添付ファイルの有無なども設定すると、同じメールアドレスでも振り分けられないものと、振り分けるものが区別できます。

設定が完了したら、「フォルダを作成」をクリック。

その後、「ラベルをつける」→「新しいラベル…」で任意のラベルを設定します。
なお、ラベルをつける以外にも、常に既読にしたり、重要マークにしたり、迷惑メールに分類されないよう設定したりすることも可能です。

今回は「仕事用」というラベルをつけ、最後に「フィルタを作成」をクリック。

一覧とサイドバーに「仕事用」というラベルが追加され、以降設定したアドレスから送られてきたメールがフォルダリングされます。

自分がもらったメールから、振り分けの設定を行うことで、以降メールが送られてくると自動で振り分けが完了します。

メールの受信をお知らせする【ディスクトップ通知機能】

ディスクトップ通知機能とは、メールを受信した際に、Gmailのポップアップ通知をディスクトップに表示できる機能です。

ディスクトップ通知機能を有効にするには、画面右上の「歯車」アイコン→「すべての設定を表示」をクリックします。

「デスクトップ通知」までスクロールし設定します。
ここでディスクトップ通知機能を有効にするのですが、デスクトップ通知ONは2種類あります。

  • メール通知(新規メール) ON→受信トレイ・メインタブにメールが来た時に通知
  • メール通知(重要メール) ON→「重要なメール」のマークがついたメールが来た時のみ通知

「変更を保存」で完了です。

迷惑メールを防止する【迷惑メール振り分け機能】

メールツールを使用していて厄介なのが、迷惑メール。

特に、偽のECサイトにアクセスさせてレジットカード番号やアカウント情報を盗み取るフィッシングメールや添付されたファイルからマルウェア感染をさせるようなメールはブロックしたいですよね。

Gmailでは、悪質なメールを「迷惑メール」として分類し、他のメールと区別する機能が備わっています。
Gmailの迷惑メール防止機能は非常に優秀で、普通のメールですらごくたまに「怪しい」と判断され、迷惑メールに分類されることがあります。

時たま、迷惑メールのトレイを確認し、削除したり重要なメールが紛れていないか確認しましょう。

迷惑メールを確認するには、受信トレイのサイドバーの「もっと見る」をクリック。

スクロールすると「迷惑メール」タブが表示されます。
迷惑メールが届くとここに分類され、タブ内のメールを確認するにはクリックをします。

「迷惑メール」内のフォルダは、30日後に自動的に削除されますが、一括で削除したい場合はチェックボックスをクリックし、「完全に削除する」をクリックすると、すべて消去できます。

Gmailで受け取ったメールの管理に関する機能

メールを素早く探せる【検索機能】

以前受け取ったメールをもう一度見返したい場合、受信トレイをスクロールして、メールを探すのは大変ですね。

そんな時に便利なのが「検索機能」です。
検索は受信トレイの上部から使うことができます。

検索窓にメールの件名や文章内のキーワードなどを入れると、該当するメールを絞り込むことができます。
今回は、「企業hp」で検索します。

より詳細に検索したい場合は、検索窓下の設定を変更したり、検索オプションを設定します。

メールを詳細に分類する【ラベル機能】

メールを自動振り分けする時にも活用した「ラベル機能」は、メールを細かく分類するための機能です。
メール一件一件に印をつけ、なんのメールかを一目で分かりやすくするようにラベルを設定し、そのラベルごとにメールをチェックしたり、メールを振り分けたりすることができます。

ラベルは、一件のメールにつき複数個設置できます。

ラベルを設置するには、サイドバーの「もっと見る」→「ラベルの管理」から「新しいラベルを作成」をクリック。

ラベル作成画面の「新しいラベル名を入力してください」の部分にラベル名を入れ、「作成」をクリックすると、ラベルが作成できます。

この時、「次のラベルの下位にネスト:」にチェックを入れると、ラベルを階層化することができます。

作成したラベルはサイドバーにて確認できます。

次に、メールにラベルを設置します。

メールの一覧から、ラベルをつけたいメールを選択し、左端のチェックボックスにチェックを入れます。
チェックを入れると、上部に色々なアイコンが表示されるのでラベルのアイコン(タグのような形)をクリック。

ラベルの一覧が表示されるので、該当するラベルにチェックを入れ、適用をクリックすると反映されます。

ちなみに、ラベルを選択していない状態だと適用のすぐ上に「新規作成」が表示されます。
メールを選択してからラベルを作ることも可能です。

手軽に目印をつける【スター機能】

受信したメールを目立たせるのは、ラベル機能だけではありません。
Gmailには手軽にメールに印をつける「スター機能」があります。
消したくないメールや後で見返したいメールをわかりやすくするのにぴったりです。

スター機能は受信トレイの一覧画面からワンクリックで設定できます。

また、メールの本文を確認する部分でも設定できます。

Gmailのデフォルトの設定では、使用できるスターは1つですが、設定で増やすこともできます。

設定後、「変更を保存」をクリックで反映されます。
クリックするごとに色を変えることができるようになります。

大事なメールを見落とさない【重要マーク機能】

Gmailでは、重要と判断されたメールには、自動で「重要マーク」がつけられます。

重要マークは以下のようなメールにつけられる傾向があります。

  • メールを送信する頻度が高い相手からのメール
  • 普段読んでいるメールにて使われているキーワードが含まれるメール
  • スターをつけたメールやアーカイブしたメール

重要マークがついたときは、マークにカーソルを合わせると、マークがついた理由を確認することができます。

受信トレイを綺麗にまとめる【アーカイブ機能】

Gmailの受信トレイには、今まで受信したメールが一覧で表示されます。
ラベルやスターをつければ分かりやすくなるものの、どんどん受信トレイ内に溜まっていくと探して見返すのも大変ですよね。

そんな時に便利なのが、「アーカイブ機能」です。
アーカイブ機能とは、受信トレイのメールを一時的に別の場所に保管することができる機能です。
メールが消えるわけではないので、確認したい時にサッと確認できますし、受信トレイ内も整理整頓されます。

メールをアーカイブするには、該当するメールにカーソルを合わせます。
アーカイブのアイコンが表示されるので、クリック。

アーカイブへ移動され、受信トレイでは非表示になります。
また、チェックボックスで複数選択し、アーカイブへ移動する方法もあります。

アーカイブのメールを確認したい時は、検索窓に「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox 」を入力します。
このワードで検索されたメールがアーカイブ保存となっており、設定したメールはこちらへ移動されます。

アーカイブから受信トレイに戻す場合は、戻したいメールを開き「受信トレイに移動」をクリック。

あるいは、アーカイブの一覧からメールにチェックマークを入れ、「受信トレイに移動」をクリックします。

要返信のメールを見落とさない【スヌーズ機能】

スヌーズとは目覚し時計の機能で、アラームを一旦切っても、設定した時間(5分ごと・10分ごとなど)ごとに再びアラームが鳴る機能です。
Gmailでは、指定した時間までメールを非表示にし、指定した時間になると再び通知がされ、表示される機能です。

スヌーズ機能を使うには時計のマークをクリックします。

時間を選択します。

スヌーズ設定をONにすると、受信トレイで非表示になり「スヌーズ中」に移動し、時間と一緒に表示されます。

スヌーズを解除する場合は、再び時計のマークをクリックし、「スヌーズを解除」をクリックします。

送受信を一覧で表示【スレッド機能】

Gmailでは、受信したメールに返信を返すと、スレッドとして一行にまとめられる機能があります。
スレッドとしてまとめられると、受け取ったメールと送ったメールの本数が数字で表示されます。

本文を見てみると以下のようになっています。

デフォルトでは、スレッド機能はONになっていますが、「歯車マーク」の設定から変更することができます。

スレッド表示にしない場合は、受信されたメールが一覧で表示され、返信したメールには矢印が付きます。

Gmailの送信に関わるGmailの便利な機能

自動でメールを送信【メール予約送信機能】

Gmailでは、作成したメールを送信するとき、日時を指定することができます。
日時指定は、「+作成」でメールを作成し、送信ボタンを押すとき、「▼」マークをクリック。

「日時を設定」をクッリクすると、任意の時間が設定できます。

送信予約したメールは「予定」に格納されます。

送信予約をキャンセルする場合は、チェックを入れ「送信をキャンセル」をクリックします。

ビジネスに欠かせない【署名機能】

ビジネスでメールをやり取りする際、本文の最後に会社名や部署名・肩書き・氏名・名前・会社の住所などを入れるのがマナー。
ですが、毎回文章を作るのは大変ですよね。
そこで活用されるのが署名です。

署名はこのようにメールの最後に入れられます。

署名の設定方法については以下の記事をご参考ください。

【テンプレ雛形あり】Gmailで署名を作成する方法(基礎から応用まで)

水を事前に防げる【送信取り消し機能】

Gmailでは、送信ボタンを押してから5〜10秒以内であれば、送信を取り消すことができます。
送信の取り消しは、送信した後左下に出るメッセージの「取り消し」をクリックします。

まとめ

Gmailには、メールの送受信・保管をより便利にするための機能が充実しています。
今回ご紹介した機能を活用してGmailを使いこなしましょう。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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